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Sous-traitance en formation : qui est responsable de quoi
Une grande partie des formateurs indépendants travaillent au moins en partie pour d'autres organismes. C'est le cas le plus mal outillé du marché, et celui où le partage des responsabilités est le plus flou.
En sous-traitance de formation, l'obligation de certification Qualiopi pèse sur l'organisme donneur d'ordre, celui qui perçoit le financement, pas sur le sous-traitant. En revanche, le sous-traitant doit déposer son propre BPF dès lors qu'il détient un numéro de déclaration d'activité, et depuis le décret n° 2026-728 applicable au 1er novembre 2026, son engagement à respecter le référentiel doit figurer dans le contrat de sous-traitance, portage salarial compris.
Le partage des responsabilités, ligne par ligne
| Obligation | Donneur d'ordre | Sous-traitant |
|---|---|---|
| Certification Qualiopi | Oui, il porte le financement | Non en principe, sauf exigence contractuelle |
| Numéro de déclaration d'activité | Oui | Oui |
| Dépôt du BPF | Oui | Oui, sur sa propre activité |
| Clause référentiel au contrat (indicateur 27) | Il doit l'imposer et la tracer | Il s'y engage et doit pouvoir le tenir |
| Émargement et preuves de réalisation | Il les exige et les conserve | Il les produit et garde les siens |
| Questionnaires de satisfaction | En général de son ressort | Selon le contrat |
Ce que le 1er novembre 2026 ajoute au contrat
L'indicateur 27, réécrit par le décret, demande que la conformité du sous-traitant soit tracée dans le contrat lui-même, et non constatée après coup. Le texte vise nommément le portage salarial, très répandu chez les formateurs indépendants et longtemps traité comme un cas à part.
- Une clause de respect du référentiel national qualité dans chaque contrat de sous-traitance et de portage
- La traçabilité du suivi effectif, pas seulement de l'engagement signé
- La qualification de l'intervenant sous-traité, documentée
- Les contrats déjà signés à reprendre avant l'échéance
Voir le détail de l'indicateur 27.
Le vrai point de friction : récupérer ses propres données
Quand vous travaillez pour un autre organisme, vous intervenez souvent dans son outil à lui. Vos sessions, vos participants et vos heures vivent chez Digiforma, Dendreo ou Ammon, sous le compte de votre donneur d'ordre. Et au moment de votre BPF, ou d'une question de votre propre financeur, vous n'avez rien sous la main.
La solution habituelle consiste à ressaisir tout dans un tableur au mois de mars. C'est exactement le travail qui n'aurait jamais dû exister.
Quand vous êtes des deux côtés
Beaucoup d'organismes sous-traitent une partie de leurs formations et interviennent eux-mêmes comme sous-traitants pour d'autres. Les deux flux n'ont ni les mêmes obligations ni la même case au BPF, et les confondre fausse la déclaration.
Le rôle se porte donc au niveau de la formation, pas du compte : chaque action déclare si elle est sous-traitée, et si l'intervenant est externe. La ventilation annuelle en découle sans arbitrage de dernière minute.
Vos contrats de sous-traitance contiennent-ils déjà la clause exigée au 1er novembre ?
Vérifier en 3 minutesQuestions fréquentes
Un sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ?
En règle générale non : l'obligation de certification pèse sur le prestataire qui bénéficie directement du financement public ou mutualisé, donc sur l'organisme donneur d'ordre. Le sous-traitant qui n'encaisse pas le financement n'a pas à être certifié pour lui-même. Vérifiez toutefois auprès du financeur concerné, certains donneurs d'ordre l'exigent contractuellement.
Un sous-traitant doit-il déposer un bilan pédagogique et financier ?
Oui. Tout titulaire d'un numéro de déclaration d'activité doit déposer son BPF, y compris lorsqu'il intervient uniquement en sous-traitance. L'absence de dépôt, ou un dépôt à néant, rend le numéro de déclaration caduc.
Que change le décret 2026-728 pour la sous-traitance ?
L'indicateur 27 ne se contente plus d'une vérification : l'engagement du sous-traitant à respecter le référentiel national qualité doit figurer dans le contrat de sous-traitance et être tracé. Le décret vise explicitement le portage salarial. Un simple bon de commande ne suffit plus.
Les heures réalisées en sous-traitance sont-elles déclarées deux fois ?
Chaque partie déclare dans sa propre rubrique : le donneur d'ordre en charges de sous-traitance, le sous-traitant en produits provenant d'autres organismes de formation. Ce n'est pas un doublon, c'est la contrepartie d'un même flux vue des deux côtés.
Vérifiez votre conformité au nouveau référentiel
12 questions, une par indicateur modifié par le décret 2026-728. Vous obtenez la liste exacte des preuves qui vous manquent avant le 1er novembre 2026.
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